La Ley de la Proporción

¿Que es la proporción?

¿Es la ley de la proporción una ley de eficiencia?

 Es falsa la visión que mete en compartimentos aislados los conceptos de calidad, plazo y coste, pues la realidad es multidimensional. En esa realidad tocar una aspecto afecta significativamente a los otros, la mejora en uno, provoca mejora en los otros.

El aspecto fundamental que cambia, con el respeto y aplicación de la ley de la proporción, es la calidad, el segundo el plazo y el tercero la eficiencia. Este debe ser el orden de consideración sin prescindir o aislar un aspecto como autónomo respecto de los demás.

Igualmente, esta parcelación es incorrecta desde el punto de vista de la toma de decisiones, ya lo decía la publicidad de la cadena internacional de supermercados: “la calidad no es cara”(3). A lo que podemos añadir “ningún servicio es de calidad si no cumple plazos”. Es decir, apostar por la calidad es también apostar por acortar los plazos y los costes.

Igualmente no es cierto que prescindir en el proceso de los recursos necesarios es algo más eficiente, pues la falta de calidad tiene un coste alto (costes de la no calidad), por lo menos mayor que el coste de los recursos necesarios.

Léxico

• • Asignación: Es el encargo a un colaborador o unidad, puntual o permanente, de la ejecución de una tarea.

  • Burnout(4): Es una respuesta al estrés crónico que surge cuando las demandas sobrepasan la capacidad y la tolerancia del trabajador.

  • Calidad: Es el resultado esperado por el cliente en tiempo y forma. Cuando falla en alguno de estos elementos o en su cantidad, hay no-calidad.

  • Curva de aprendizaje: Es la variación en el rendimiento, mejorando asintóticamente, que se produce por el aprendizaje alcanzado merced, solamente, a la repetición en la ejecución de la misma tarea

  • Experiencia: Conocimiento adquirido con el paso del tiempo en el desempeño de una misma tarea.

  • Gravedad: Situación presente, pasada o futura que genera efectos altamente perniciosos por lo que debe actuarse con carácter inmediato tratando corregir la causa, o si es imposible, tratando de paliar los efectos.

  • No calidad: genera sobre costes por las enmiendas posteriores necesarias y pérdida de beneficios por la afectación de clientes.

  • Plazo: Es un compromiso con el cliente, por lo que no alcanzar a llegar en tiempo o antes del tiempo límite, implica un incumplimiento de lo pactado comercialmente. Desde el punto de vista organizativo el plazo es más que una cuestión de tiempos, pues para cumplir los plazos siempre la organización requiere un alto y sistemático nivel de gestión. Una organización que cumple plazos es una organización que genera calidad y gestiona los costes. Planifica, prevee, dimensiona y asigna recursos, etc. Una empresa que cumpla plazos refleja ser una organización de alto desempeño.

  • Reasignación: Es el cambio de tareas asignadas, normalmente como adaptación coyuntural.

  • Saturación: Termino de origen químico que indica el grado máximo que un líquido puede absorber de soluble (disolución), el aporte de más soluble en la solución saturada (con la misma temperatura) provoca que este no se disuelva, normalmente que se deposite en el fondo (ej: taza con exceso de azúcar). Por extensión indica el grado a partir del cual la asignación de mayor trabajo no implica que sea realizado, sino que se acumula como pendiente.

  • Sobreasignación: Es la asignación de mas tareas distintas o cantidad de ellas de las que se pueden hacer.

  • Sobrecarga: Es la situación existente cuando la cantidad de trabajo es más de la que puede hacer. Se puede comparar con un porteador al que se le cargan 40 kg de peso y se le pide que vaya al mismo ritmo que los que solo llevan 20 kg.

  • Pull: Hace referencia, en contraposición a push, a un sistema de gestión basado en las demandas verdaderas del cliente que se mueve flexiblemente en función de ellas y huye de generar acumulaciones o adaptaciones estáticas, pues esta implican un elevado coste y por tanto alto riesgo (Por ejemplo dimensionar por picos, o generar almacenes)

Algunos criterios técnicos para calcular y dimensionar la plantilla

Sin animo de ser exhaustivo han de tenerse presente los siguientes criterios:

Lo primero y fundamental es generar un auténtico clima de confianza que permita a los colaboradores decir la verdad sobre su trabajo y el tiempo que les lleva. Un estudio de plantilla donde el tiempo por recurso es igual a su jornada laboral, por poner un ejemplo, no sirve para nada porque significa que los tiempos se han cuadrado para que coincidan con con esta. ¡Y no se trata de eso!. Se trata de saber el tiempo que lleva hacer cada cosa, para que haya tiempo para hacerlas todas, y el trabajo sea de calidad (bien y del todo a la primera).

En la misma línea, si los colaboradores se ven defraudados en su confianza, por ejemplo, con sobre-cargas añadidas subsiguientes al estudio de cargas, el efecto cultural indirecto es demoledor: ¡La pérdida de confianza en la dirección!, y con él la disminución del umbral de compromiso.

Lo que queremos saber es:

• 1. Que es lo que se hace.

  2. Cuanto tiempo lleva hacerlo.

  3. El volumen anual (o por periodo) de lo que se hace.

  4. El volumen anual (o por periodo) de recursos necesarios para hacerlo.

Una de las decisiones derivadas del estudio es equilibrar las cargas por persona, corrigiendo posibles o comunes descompensaciones entre recursos, a través de una reasignación de tareas.

Cuando el estudio se vincula a procesos se podría identificar aquellas actividades que carecen de sentido realizar y que por lo tanto consumen recursos sin aportar valor: son un desperdicio a suprimir... o también que actividades deben hacerse de otra forma o no corresponde hacerlas en base a una reingeniería de procesos.

En un nivel bastante elevado de gestión podríamos llegar a saber cuantitativamente y por persona, quien rinde más y quien menos, de tal modo que podamos incrementar la formación(5)operativa en el que rinde menos, para que mejore su capacidad (capacitación).

El estudio debe implementar una tabla básica y posteriormente realizar los cálculos pertinentes.

El resultado ha de ser una estimación de cantidad de recursos necesarios, un cálculo de los disponibles y una toma de decisiones (adquirir, liberar).

Respecto de los recursos disponibles hay que tener presente que los expertos en gestión de personas y en organización consideran que la jornada de trabajo solo es aprovechable hasta el 80-855% por lo que no es cabal sobrecargar a los recursos por encima de este valor, ya que hay numerosos asuntos difícilmente cuantificables como: respuestas a consultas de compañeros, atención a cosas no comunes o infrecuentes de la empresa, descansos y similares, interrupciones, etc.

Respecto del tiempo de dedicación suele usarse la declaración del colaborador sobre el mismo, sin embargo son datos más fiables si estos se refieren a pequeñas unidades y desde luego si se cronometran. En cualquier caso conviene contar con datos de verificación y en caso necesario realizar la corrección pertinente.

Cada estudio de cargas y dimensionamiento de plantilla es distinto, aunque presidan estos principios generales. La metodología se adapta al caso para determinar que trabajo se hace y cuanto tiempo lleva hacerlo.

Es un grave error utilizar el estudio de cargas para hacer desvinculaciones de colaboradores pues, como queda dicho, proceder así tiene un efecto cultural demoledor. La filosofía coherente es tomar decisiones de reasignación y en el caso más radical cambios de puesto.

Esta herramienta imprescindible de organización, nivelar la carga, es básica para lograr un alto desempeño de los procesos y el logro de una estrategia de ganador.

_____________________

(1) Liker, Jeffrey K., "Las claves del éxito de Toyota: 14 principios de gestión del fabricante más grande del mundo", 2010.

(2) Calidad del servicio, de la prestación, del producto, etc.

(3) “El equilibrio perfecto entre calidad y precio es posible”: (Fuente, acceso 28/4/2014: http://www.lidl.es/cps/rde/SID-2D7BDAD2-07A5484C/www_lidl_es/hs.xsl/4334.htm). De hecho los gurús de la calidad lo que dicen es que lo caro es la falta de calidad, pues genera tantos problemas y sobre costes que resulta más cara.

(4) Fuente, acceso el 16/4/2014: http://riesgoslaborales.wke.es/noticias_base/seccion/consultorio/estar-quemado-o-burnout-un-riesgo-laboral-que-debe-prevenirse

(5) Como queda dicho la formación es un factor que reduce la necesidad de recursos pues permite mejorar la capacidad del recurso humano. Por otro lado debe considerarse que los recursos en periodo de formación no están plenamente disponibles por los tiempos de formación en sí y además porque todavía no han alcanzado la capacidad esperada. Es por ello que un buen dimensionamiento de plantilla contempla un periodo de 6 meses de formación inicial en el que el recurso está, por ejemplo, al 50 % de su potencial capacidad, y unos 2 años hasta que el recurso se haya desarrollado plenamente en el puesto que ocupa. En esta línea tampoco debe obviarse que la previsión que anticipa la necesidad de recursos humanos debe contemplar los 3 meses comunes que acaba por durar el tiempo que trascurre desde que se decide adquirir un recurso hasta que finalmente se incorpora a la empresa. Tampoco es desdeñable considerar si la rotación de personal en el área implicada tiene altos índices, prescindiendo de otras consideraciones, el cálculo de recursos debe contemplar este hecho.

(6) Es decir, la diferencia entre el tiempo presencial y el tiempo de trabajo efectivo. Aunque es bastante irreal exceptuando las cadenas de producción “cronómetro en mano”. No es extraño que llegue a porcentajes del 55-65% en España, pues, por ejemplo, retomar durante unos 10 minutos un trabajo interrumpido, no es trabajo efectivo.

La proporción es la relación que hay en un proceso de trabajo entre los resultados esperados de este y los recursos necesarios para que se produzca en tiempo y forma. Esta proporción es una auténtica ley que dice que sin los recursos adecuados, en la proporción adecuada, los resultados no pueden ser alcanzados.

La desproporción puede ser por exceso o por defecto.

Desproporción por exceso: Desperdicio.