2.- Gestionar.

RESUMEN: Gestionar o administrar una institución o área, es el trabajo de los administradores, al menos en teoría... decidir, preveer, planificar, programar, dotar de recursos, medir, son tareas imprescindibles en la labor gestora, es decir, si alguna de estas tareas no se realiza, ordinariamente, la gestión en esa institución está herida de muerte. Pues no decidir es aceptar lo que sucede, no preveer hace remoto alcanzar nada, no medir imposibilita para apreciar muchas desviaciones, las declaraciones de intenciones sin planificación y ejecución no son nada, el tiempo cuesta dinero y deterioros.

Lo siguiente Gestionar, la propia Organización y la actividad en si (operaciones), Gestión operativa y de la organización.

¿Qué es gestionar?

Gestionar es decidir para corregir desviaciones y acercarse a lo previsto. Lo previsto es un objetivo.

¿Qué es decidir?

Decidir es tomar decisiones.

Tomar una decisión significa barajar las posibilidades, ver pros y contras, medir y cuantificar, (evaluar) y escoger la mejor opción de acuerdo a todas esas variables.

Cuando un directivo dice “yo creo que...”, “me parece que...”, “tengo miedo de...”, “hagamos lo que la competencia...”, lo que está es decidiendo en base a sus emociones, si acierta, perfecto; pero si falla... su decisión puede ser muy costosa, especialmente si es estratégica: afecta a inversiones, etc.

Las decisiones emocionales muchas veces fallan. Un paso más cabal que las decisiones emocionales son las decisiones intuitivas: aquellas formadas sin información suficiente, la persona más intuitiva tiene una probabilidad de fallo del 20 %, esto supone la quiebra para muchas empresas, pues una de cada cinco decisiones es equivocada (en este mejor de los casos). ¿Qué empresa puede permitirse tomar decisiones equivocadas o "decidir" por ensayo-error?, el coste de probar hasta acertar es demasiado elevado. El riesgo de no decidir o decidir emocional o intuitivamente es demasiado alto para cualquier organización.

El modo de decidir, de elegir entre posibles opciones es un criterio aritmético sencillo: “cual es el coste del problema y cual es el coste de la solución, si el saldo es positivo (beneficio): ¡hagase!, si el saldo es negativo: olvídese o revísese concienzudamente el análisis”.

Para decidir no hace falta tener números exactos, es suficiente con números aproximados que nos den un orden de magnitud “mayor que... / menor que...”, “suficientemente mayor que... / suficientemente menor que...”, esto no quiere decir que se calcule mal o chapuceramente, se debe ser lo más riguroso posible, las decisiones dependen de esos cálculos, sin embargo, la tardanza en obtener un dato exacto no aporta nada a la toma de decisiones sobre un rápido dato aproximado, puesto que por unas décimas de ajuste en el cálculo no se va a decidir y el factor tiempo si es muy importante, el que antes decida, antes responde al mercado o a las necesidades de la institución, antes compite mejor.

Las decisiones que se toman al gestionar son para corregir las desviaciones, desviaciones es la diferencia entre dos cosas, entre lo previsto y lo real.

Para alcanzar, lo previsto, por lo tanto es necesario tener un plan previo, un plan es una anticipación del futuro, de un futuro deseado pero realista.

Si no se decide no se gestiona, si no hay una previsión y una planificación no se gestiona, si no hay un seguimiento periódico que compara lo alcanzado con lo previsto y ve las diferencias o desviaciones, no se gestiona, y si hay diferencias y no se decide nada, no se gestiona. Tampoco se gestiona, aunque el problema sea desde cierto punto de vista disciplinario, si se decide y las decisiones no se ejecutan, no se implantan.

¿Que es prever?, ¿que es un objetivo?

Es anticipar y prepararse para lo anticipado. Si lo que uno anticipa depende de lo que uno haga (y lo pretende hacer) esto es un objetivo. Los objetivos (previsiones incluidas) deben establecerse en base a hechos. La fórmula matemática de la predicción utiliza la relación anterior entre dos variables para extrapolarla a un valor supuesto futuro.

Un objetivo es algo concreto que se pretende alcanzar.

Igualmente los objetivos y las previsiones, como tales, deben establecerse en base, en función de realidades, deben ser alcanzables.

La previsión es un objetivo en la medida en la que es la estimación del futuro resultante de actuaciones que pretendo ejecutar. El objetivo previsto, en cantidad, y calidad, es un resultado previsto que solo puede ser alcanzado con los recursos necesarios que deben preverse y adquirise.

Toda planificación o distribución temporal de lo previsto necesita llegar al intervalo adecuado a la actividad: trimestres, meses, semanas, días, horas, minutos.

Ordinariamente la previsión es anual, la planificación es la distribución temporal de lo previsto en los doce meses del año (según estacionalidades y otros criterios de ajuste).

Lo planificado mensualmente se suele distribuir por semanas, días u horas (según los negocios) y a esta distribución solemos llamarla programación.

Cada tarea debe ser asignada a unos recursos, previamente a su ejecución, aunque esta sea en un futuro inmediato como en un momento posterior del mismo día o en cada turno.

Sin la distribución temporal adecuada y la corrección de desviaciones es imposible alcanzar lo previsto.

Es decir, ningún objetivo de ningún tipo será alcanzado si no ha sido planificado, programado y se le han asignado recursos adecuados y suficientes. Es algo que nos enseña la naturaleza, nada se logra de un día para otro, sino con una repetición alineada de actuaciones y decisiones correctoras, es por ello que es necesario distribuir temporalmente (mes a mes, semana a semana, día a día...) el objetivo previsto (anual), de otra forma el objetivo no se puede alcanzar.

Ni que decir tiene, y viene al caso la redundancia respecto del punto primero, que si todo lo dicho se realiza pero la institución carece de organización tampoco se alcanzaran los objetivos, a no ser que estos sean excesivamente bastos.

Los objetivos bastos no hay propiedad que los soporte, pues vender perdiendo el triple, por decir algo, de lo que se gana, es un sin sentido, excepto para lapidar voluntariamente el patrimonio...

Una buena gestión permite alcanza casi todos los objetivos, por lo tanto pasamos de la eficacia (logro de lo que se pretende) que tenía la Institución al estar organizada a la EFICIENCIA (logro con la menor cantidad de recursos, logro rentable) de estar gestionada.

La gestión permite también cumplir plazos ante el cliente pues tiempo, recursos y resultados están relacionados. Un plazo corto, ordinariamente, necesitará mas recursos, para alcanzar igual resultados.

La gestión añade a la organización la temporalidad y la toma de decisiones, se prevé y se decide para alcanzar el objetivo previsto, la toma de decisiones permite optimizar los recursos y con ello mejorar el beneficio unitario con independencia del incremento-decremento de ventas. Aunque no es esto de lo que estamos hablando, puede ser ilustrativo pensar que es como aquella empresa que decide solo vender en la gama alta o quedarse en su nicho hiper-rentable de mercado. Su cuota de mercado es pequeña o ridícula, sin embargo, puede ganar mucho por cada unidad vendida, (los esfuerzos empresariales son correspondidos satisfactoriamente).

Con la organización se consiguen los resultados, con la gestión se consiguen los resultados rentables, es decir, con los recursos adecuados.

Solemos entender que una buena organización es aquella que está gestionada.

La coordinación surge de la constatación de que la realidad no es constante sino cambiante, con personas o no, y hay variables no controladas que afectan, por ello la secuencia original se ve alterada. Hay variabilidad en los hechos previstos incluso a corto plazo, por lo que es precisa la toma de decisiones inevitablemente. Todo trabajador toma decisiones. La coordinación se sitúa a caballo entre la organización y la gestión o en el umbral temporal tan breve que es propio de lo que supuestamente no cambia, bien lo definido organizativamente, bien lo ya asignado.

¿Cómo descubrir si uno se está desviando?

Planificando, programando, midiendo lo que pasa, "restando" día a día.

¿Cómo optar por una solución adecuada para corregir la desviación?.

En función del criterio cuantificado de toma de decisiones (gráfico: "Si no decides aceptas lo que sucede").

¿Como gestionar la Organización en sí?

La organización es como si el negocio de la Institución fuera un servicio, el cliente es interno, gestionar la organización es igual que gestionar la activida, solo cambia la inmaterialidad de la misma (en el caso de los productos o negocios de producto tangible).

Todo lo dedicado a clientes externos aplíquese a los clientes internos.

Un Resumen: En una transparencia

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