DOC: Funciones de un Dpto. OGM

RESUMEN: Definición y descripción completa para la creación de un Departamento OGM: Misión, funciones, responsabilidades, Objetivos,situación jerárquica, presupuesto y recursos, fases de desarrollo, Instrumentos de trabajo, y cronograma.

Misión

La misión del Departamento es contribuir de forma esencial a la integración de las empresas del Grupo, facilitar la gestión del mismo y generar la cultura de mejora continua. Organizar y mejorar la eficacia y la eficiencia de los procesos operativos y de gestión reduciendo costes y aumentando beneficios

El Departamento será capaz de implantar con éxito, mediante recursos propios y/o la supervisión de ajenos, las metodologías adecuadas para lograr los objetivos preestablecidos y/o en su caso la aplicación de esas metodologías que la dirección del Grupo estime oportuno.

Funciones y Responsabilidades

Son funciones del Departamento:

1. Integración de las distintas sociedades constituyendo una estructura de grupo continuamente alineada estratégicamente, con sus correspondientes sistemas de control y gestión.

2. Proveer a la dirección del grupo de los instrumentos de gestión necesarios para:

   1. Conocer la situación de rentabilidad de cualquier parte de la compañía, así como el grado de alineación efectiva con la estrategia del grupo. Conocer la evolución del negocio y la parte alícuota de las correspondientes funciones.

   2. Permitir a la dirección del grupo tomar decisiones estratégicas ágiles y cuantificadas, y que estas tengan la más rápida implantación a todos los niveles de la compañía.

3. Generar una cultura en toda la organización de mejora continua procurando la máxima rentabilidad, generación de valor y enfoque al cliente de los distintos procesos de la compañía. Esta cultura se traducirá en un movimiento interior autónomo de desarrollo constante. El enfoque a procesos intra-función pretende la solución, mejora y optimización de los mismos.

Son responsabilidades del Departamento:

• Elaborar y presentar la memoria anual del Departamento a la dirección general del grupo. 

• Informar a la dirección general del grupo de los resultados de las auditorias. 

• Buscar la rentabilidad en todas sus acciones. 

• Transmitir la cultura de auto desarrollo, mejora continua, rentabilidad y enfoque al cliente. 

• Ejecutar los proyectos en plazo. 

• Definir y en su caso ejecutar la política de seguimiento a los proyectos finalizados. 

• Partiendo de la definición de funciones hecha por RRHH integrar a las distintas áreas favoreciendo las sinergias, el traspaso de conocimiento e información, y la mutua solución de problemas, evitando las causas que producen efectos perniciosos en otros departamentos.

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Objetivos

• Minimizar los desperdicios en la coordinación de procesos (entre departamentos). 

• Identificar y aprovechar las sinergias existentes intra grupo 

• Minimizar la aleatoriedad en la gestión. 

• Estandarizar y optimizar los procesos. 

• Transmitir y enseñar el ejercicio autónomo de la mejora continua. 

• Identificar y definir en la organización las formulas de gestión del coste y la rentabilidad. 

• Desarrollar los sistemas de control y gestión. 

• Colaborar en la alineación estratégica de las sociedades del grupo. 

• En colaboración con el Dpto. de Recursos Humanos, definir la estructura corporativa. 

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Situación Jerárquica

El Departamento de “Organización, Mejora y Gestión”: es un staff del la Dirección General del Grupo.

Reportará al director asignado periódicamente y siempre que se estime oportuno presentará a la dirección del grupo las conclusiones, planes de acción, etc. Y actuara de dos formas:

• • Como equipo permanentemente a disposición de la dirección general del grupo para realizar sus funciones a expensas de lo que la dirección general considere estratégico u oportuno.

  • De oficio mediante la realización periódica, aleatoria e “imprevista” de distintas auditorias para diagnosticar el estado actual de las distintas partes de la compañía. Informando a la dirección del grupo de los resultados auditores y de las correspondientes acciones de mejora propuestas (entre las cuales podrán estar la realización de los correspondientes proyectos de mejora y optimización).

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Presupuesto y recursos:

El presupuesto se fijará anualmente especialmente para los proyectos a realizar contando con los recursos humanos y materiales necesarios para la realización de los mismos en plazo.

Formarán equipo de trabajo permanente:

• Coordinador del equipo/dpto. 

• Secretario y comunicador interno para el grupo. 

• Gestor de negocio. 

• Experto metodologías de mejora. 

• Auditor financiero y de calidad. 

• Administrativa.

Apoyos puntuales al equipo de trabajo:

• Proyectos aprobados en presupuesto anual. Personal de apoyo subcontratado para necesidades puntuales. 

• Proyectos de realización extraordinaria fuera de presupuesto: subcontratación de personal de apoyo. 

Por las características de las funciones del Departamento es imprescindible un alto nivel de formación continua que se concretará y planificará en el presupuesto anual para cada uno de sus miembros, sin menoscabo de la participación en acciones de formación extraordinarias que puedan venir al caso.

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Fases de Desarrollo

1. Acotar funciones e integrar departamentos en cuanto a la constitución del Departamento de Organización, Mejora y Gestión se refiere. 

2. Formación del Grupo de Empresas. 

3. Constitución de la metodología y equipo auditor. Así como definición del plan de auditorias. 

4. En colaboración con el Departamento de Recursos Humanos, acotar las funciones de los departamentos. 

5. Ejecución de auditorias. Implantación o/y seguimiento de acciones de mejora. 

6. Realización y seguimiento de proyectos de optimización y mejora. 

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Instrumentos de trabajo del Departamento

Auditorias: Ejecución o subcontratación de auditorias, a cualquier nivel y extensión (desde diagnósticos para mentoring y coaching hasta diagnósticos corporativos), cuyo objetivo es comprobar si las cosas son como se dice que son, detectando no conformidades y proponiendo acciones de mejora eficaces y en su caso aconsejando a la Dirección del Grupo la realización de proyectos puntuales de mejora en donde convenga (en etapas iniciales se podrán realizar auditorias para conocer el alcance del potencial de mejora así como la extensión del proyecto a realizar en el área en cuestión). Cada resultado de auditoria será presentado al director responsable y en su caso al resto de directores del Grupo.

Se realizarán auditorias de los siguientes tipos:

• Auditorias de negocio: Su objetivo es verificar la rentabilidad y satisfacción del cliente de procesos, funciones, sistemas de organización, etc. 

• De procesos: Cuyo objetivo es conocer las posibilidades de optimización, potencial de mejora, etc. de un proceso que se considere sensible, crítico o rentable optimizar. 

• Auditoria de sistemas de gestión: Su objetivo conocer el rigor en la gestión de las distintas funciones y áreas. Así como detectar posibles oportunidades de mejora que redunden en una mayor integración, cumplimiento de objetivos, ajuste a lo planificado, dotación de recursos, corrección de desviaciones, etc. 

• Del sistema de calidad: Su objetivo es detectar no conformidades con la cultura de mejora continua que la compañía pretende implantar.

Proyectos: Su objetivo es según los casos:

• Definir los procesos. 

• Procedimentar la actividad. 

• Cuantificar y proponer recursos. 

• Optimizar el proceso. 

• Cuantificar la situación de la zona afectada. 

• Generar los instrumentos y la sistemática de gestión que permita integrar la compañía tomar decisiones cuantificadas, planificar y programar la actividad, etc. 

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Cronograma

En su momento se fijaran temporalmente los hitos y fases de implantación del Departamento.

Documentos relacionados todavía no disponibles:

• DOC: Implantación y desarrollo del Departamento OGM.

• DOC: Plan de desarrollo organizativo.

• DOC: Diagnóstico de necesidades de la organización.