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RESUMEN: Organizar las cosas es el paso básico para la eficacia, las organizaciones cuando crecen o menguan se desorganizan naturalmente, la evolución en el tiempo y los cambios tienden a la desorganización, los cambios de personal, proveedores, etc afectan a la organización de las cosas.
RESUMEN: Organizar las cosas es el paso básico para la eficacia, las organizaciones cuando crecen o menguan se desorganizan naturalmente, la evolución en el tiempo y los cambios tienden a la desorganización, los cambios de personal, proveedores, etc afectan a la organización de las cosas.
Lo primero de todo Organizarse.
Antes de nada hay que decir que estos criterios son válidos tanto para organizar una casa, una fiesta, un partido, una boda, un frigorífico, un viaje, el propio tiempo... una empresa, una ONG o en general cualquier institución.
Antes de nada hay que decir que estos criterios son válidos tanto para organizar una casa, una fiesta, un partido, una boda, un frigorífico, un viaje, el propio tiempo... una empresa, una ONG o en general cualquier institución.
Es obvio que se organiza para algo, es decir, que hay una intencionalidad, se pretende conseguir algo, hay un fin en la organización. Esto propiamente dicho no es parte de organizar, pero para organizar si que es necesario que esta finalidad sea explicitada y detallada, sino se hace, se corre el riesgo de que la organización acabe perdiendo su sentido, o incluso solo tenga sentido para si misma, dando lugar, por ejemplo a departamentos que no son necesarios, que no aportan valor, que se pueden suprimir con cierta facilidad y que en cualquiera de los casos suponen un coste más allá de lo necesario.
Ningún trabajo, ni siquiera si es realizado solo por uno mismo, puede realizarse con eficacia si uno previamente no se organiza. Es decir, si uno no emprende un pequeño análisis en el que se especifica lo que quiere lograr, los pasos o actividades que va a dar para alcanzarlo y que materiales o recursos considera necesario proveerse para ello, el resultado de este análisis y concreción podemos llamarlo plan o modelo de ejecución (en el momento en el que se añade el factor temporal).
«Organizar es especificar quien hace que, en que momento, y como se relacionan todos entre sí».
A la organización de las cosas "no le preocupa", de por si, la relación coste-beneficio, de lo ejecutado, la "organización" solo pretende alcanzar un fin, el fin propuesto en ese momento, y para tal se ha provisto de todos los medios necesarios o que pudieran ser necesarios. Una organización en este momento suele defilfarrar y derrochar recursos, se buscará su adecuación cualitativa pero no su ajuste cuantitativo.
Podemos decir, que en esta etapa primigenia de la OGM, dominan la actividad de la institución, la producción y la venta, y no el beneficio, ni los intereses de la propiedad.
La organización cuando se ha establecido pasa a adolecer de un
La carencia de organización en una institución tiene consecuencias fácilmente calificadas en términos de gravedad, de una forma u otra en expresiones del tipo: "esto es un caos". Estas consecuencias son nefastas porque el desajuste de la desorganización tiene un alto coste, a parte de que ordinariamente la institución desorganizada no logra su fin o lo hace débilmente. Lo único que habitualmente pasa desapercibido es el malestar de la plantilla, pues en realidad a veces lo que sucede es que hay una carga extra de trabajo que padece, o en una parte de la misma, debida solamente a un problema de mala organización o su ausencia. Esta situación también genera riesgos para la calidad del producto-servicio (e incluso para la seguridad física de los individuos).
Un aspecto que no es propiamente organizar, pero que sin concretarlo, la organización nunca sera adecuada, es la perspectiva de "orientación al cliente interno", es decir, la finalidad de la organización, lo que se quiere alcanzar, no puede ser definida o mas propiamente concretada adecuadamente, sin preguntarle al cliente (el que va a recibir el resultado de lo organizado o de algunas partes de esa organización): que quiere, como y en que momento.
«Organizar es emprender una racionalización anticipada de lo que se va ha hacer».
cierto encasillamiento. Como si definirla hoy significara tenerla definida para siempre y se muestra estática a las evoluciones internas del equipo (humano o material, incluido el crecimiento) y externas, de la competencia. Es decir, la organización, habitualmente, una vez establecida no suele ser revisada.
Frecuentemente la organización no es algo plenamente racional sino más bien un supuesto resultante de la sucesión histórica de actividades y de la presión por alcanzar los fines propuestos. Las cosas se hacen porque "siempre se han hecho así" lo cual no es un "modelo" exento de emociones y por tanto fácilmente inadecuado.
Si en su empresa, función, departamento o como trabajador individual, le sucede, no sabe o no está nítida y formalmente definido:
Que pretendo con lo que hago.
Que tareas y con que secuencia debo realizarlas.
Si mi trabajo afecta a otros o viene de otros: como necesito / necesitan recibir las cosas.
Que decisiones puedo / debo tomar.
Que materiales o recursos o medios dispongo, para la realización de mi trabajo.
Que materiales o recursos son de mi responsabilidad o / y de quien es la responsabilidad de los que utilizo.
A quien preguntar o donde mirar sobre lo que se está haciendo o sobre lo que se tiene que hacer.
Tengo trabajos importantes que queden pendientes, que son retrasados.
Quien tiene la responsabilidad del logro y de la ejecución.
Lo que sucede es que no está organizada.
Para organizarse, y en buena lógica, antes de empezar ha hacer nada, debe saberse QUE se quiere hacer: Fin y en posterior lugar concretar LOS MEDIOS; estas cosas, como tantas de la gestión empresarial son "de perogrullo", sin embargo, en muchos casos, brillan por su ausencia con independencia del tamaño, prosperidad y antiguedad de la empresa. Esto es especialmente posible cuando hay prosperidad, pues los extracostes operacionales de la no-organización quedan cubiertos, "pagados", por los beneficios, que obviamente son menores de lo que podrían ser, sin que esto sea percibido por los controles financieros internos, pues estos no están en las operaciones sino en la consecuencia de las operaciones (los ingresos por venta), o a lo más, en sus antecedentes (costes de proveedores). Es decir, La desorganización cuesta dinero aunque en tiempos de bonanza nadie le de importancia a esto.
Para organizar y conseguir lo que se quiere lograr es, por tanto, imprescindible contestar a las preguntas sobre los medios y tomar las decisiones pertinentes al respecto. Estos medios o recursos, aun en al organización óptima, suponen los costes operativos.
El especificar "como" hacer las cosas supone identificar "que cosas" (actividades y tareas) es necesario realizar.
(A parte del fin de la organización, cada actividad o tarea también pretende alcanzar una pequeña finalidad necesaria, un "para que", ese es el motivo de su realización).
La forma de hacerlas, "el como", determina muchos aspectos de los recursos a utilizar ("Con qué"), materiales, humanos y su adecuación para el logro, en cantidad y calidad, el "quien", también específica de los recursos humanos la responsabilidad de la tarea o actividad. Para calificar un evento o actividad de "bien organizado" solemos valorar también un orden de ejecución de las actividades, su "secuencia"(1) y relación, la secuencia es imprescindible para coordinar las actividades, pues el tiempo en una institución es dinero.
Algo está organizado si es eficaz, es decir, si alcanza lo que pretende, su fin.
Es obvio, que en ello (el logro), puede haber una mala organización, una no-gestión y unas pérdidas constantes por defectos, y sin embargo, alcanzarse lo que se pretendía, pues una mala organización no es una desorganización.
A veces una organización requiere de forma imprescindible una coordinación (frecuentemente si la división del trabajo afecta a dos o más personas), sin embargo, esta coordinación pretende asignar medios para lograr los resultados, no suele preocuparse de si la ejecución es rentable, ni de si se mantienen o acortan los plazos, de si se hace bien o de como hacerlo mejor. La misión de la coordinación es impedir, sea como sea, que lo que se pretende no sea alcanzado, es decir, la ineficacia ("nunca hemos dejado de servir al cliente").
Si lo organizado es más o menos permanente, repetitivo, lo llamamos organización, si es algo puntual: proyecto.
A veces se le llama organización a una institución, esto es una antonomasia.
En resumen, organizar es ver que medios hay que poner para lograr algo. Es tomar decisiones sobre que medios hay que poner para lograr algo. Decidir supone el riesgo de equivocarse, no hacerlo es una decisión que también puede ser equivocada. Es falsa la concepción de que no haciendo nada, no pasa nada. Si hay un problema, si uno no hace nada, este no se resolverá y puede aumentar y/o conllevar otros... lo que no se resuelve acaba aflorando y teniendo repercusiones.
Un Resumen: En una transparencia
Hazlo fácil: Organízalo
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(1) Vid. Secuencia en Glosario de términos y siglas
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