La gestión del plazo (Artículo no terminado)

¿Qué es necesario para cumplir el plazo habitualmente?

• • Establecer un planing y programación de los trabajos y tareas a realizar, o modelizar los procesos que los constituyen de un modo coordinado (kanban es un camino muy interesante).

  • Conocer la propia capacidad, las reglas para poder escalarla,

  • Conocer el detalle de los tiempos que conllevan las distintas actividades del negocio.

  • Conocer el propio trabajo y las necesidades de recursos para que se pueda efectuar en tiempo y forma.

  • Estar organizado para coordinar todo lo interviniente en un trabajo y poder desempeñarlos con la secuencia prevista. Conocer las reglas y tiempos para escalar la organización cuando el trabajo implique el cambio de las estructura habitual.

  • Tener un pulso continuo sobre el trascurso de los trabajos, no solo técnicamente, sino en cuanto al planing establecido. flexibilidad, criterio y capacidad para reaccionar y tomar decisiones diarias para corregir las desviaciones respecto del planning.

  • Tener una sistema de información capaz y especialmente haber realizado la implantación pertinente: proceso -> sistema de gestión del proceso que haga que la herramienta se ajuste a las necesidades de gestión y no que la herramienta supla la gestión no definida ni especificada como necesaria.

  • Para cumplir el plazo las operaciones tienen que tener un sistema de indicadores operativos de gestión, recoger datos, medir y calcularlos. Tener reuniones de análisis de los resultados y tomar decisiones correctoras.

  • Saber crecer rápidamente pero sin precipitación, la improvisación genera problemas.

Medidas paliativas para el cumplimiento del plazo, ¿Qué se puede hacer ante una crisis por retraso presumible en la entrega?

Una manifestación de la empresa que no cumple plazo es que sus recursos, particularmente los recursos principales, habitualmente tienen más trabajo del que pueden desempeñar y por tanto alargan sus jornadas de trabajo, el trabajo no se hace ha tiempo o con la calidad deseable. Para solventarlo van "como pollo sin cabeza" "apagando fuegos".A largo plazo la dinámica de "apagar fuegos" se retroalimenta e impide que mengue y desaparezca. Apagar fuegos es lo contrario de lo necesario para que los fuegos no se produzcan. Cuando el apaga fuegos es lo habitual, la cultura de la organización se ha hecho así y suele necesitar consultores expertos externos para cambiar.

ALGUNOS ADELANTOS:

Y es que, como se narra en esta noticia: "los árabes no aceptan sobrecostes ni retrasos", el cliente ya no tolera el incumplimiento de plazos, que de por sí suponen un coste para ambas partes, ni sobre costes fuera del precio acordado con unos requerimientos adecuadamente formulados. Es decir, o se asume el reto de gestionar adecuadamente para el logro en fecha límite o se comienza antes. Pues el plazo es un elemento más del producto, y el precio también, atributos de lo que el cliente decide comprar, de tal modo que si no se le dan o cambian, hay un incumplimiento del acuerdo comercial, una defraudación de las expectativas del cliente, y más allá, de lo que pidió explicitamente y se le afirmó que recibiría (se le privó de información, o se le dió otra, para que decidiera la compra, cuando esa información faltante podría ser variable para que no comprara). La opción de la bajada de calidad "como solución" (por otra parte manifestación de la no-gestión o de la mala-gestión del plazo, ausencia de recursos necesarios, etc) está, por lo menos, tan fuera de lugar.

Siguiendo la noticia. Una adecuada gestión del plazo debe contemplar (gestionar) no solo los imprevistos, sino valorar adecuadamente los riesgos y los elementos o variables que afectan al plazo (lluvias, tormentas de arena, enfermedades, incrementos de precios, retrasos de proveedores, etc.)