¡¡¡Enormes Costes ocultos!!!

Costes ocultos: desperdicios

Llamamos desperdicio o despilfarro a todo aquello que consume (tiempo, combustible, etc.) y no aporta nada, por ejemplo tener en marcha el motor cuando se está parado o esperar en un cola. Un modo de mejorar, muy importante, es reducir y eliminar estos desperdicios.

• • Trabajo cambiante ⇄(v): Cuando el trabajo no se hace siempre igual, sin motivo, se comenten errores y olvidos, además de tardarse más en lo que se hace. Por ejemplo, cuando en unas ocasiones se pide toda la información y en otras no, o en unas se registran los cambios y en otras no. Se mejora estableciendo claramente que forma de trabajar se aplicará en cada caso y haciéndolo siempre así. Improvisar suele dar más problemas que soluciones. Si se quiere cambiar la forma de trabajar se debe comprobar previamente que la nueva forma funciona mejor. Una de las cosas más importantes es aclarar cuales son las situaciones en las que hacer el trabajo distinto.

  • Proceso mal diseñado o no mejorado ↯(vi): A veces el trabajo lo que está es mal definido, o con el paso del tiempo se ha quedado obsoleto porque no se ha ido mejorando. Puede ser que haya alguna tarea que dificulta el trabajo innecesariamente o el orden de ejecución de tareas pueda ser otro sin que afecte al resultado final, todo ello se puede modificar, aunque normalmente el proceso lo define la empresa para la que trabajamos. Los cambios y mejoras en los procesos suelen conllevar grandes mejoras. Se mejora pensando el por qué de lo que hacemos, resolviendo desperdicios, probando cambios y mejoras e implantándolos si son efectivos. El rendimiento o resultado es fruto del proceso, si el resultado no es el que quiero, debo cambiar el proceso.

Excepción: Solo cabe una excepción a los modos de mejorar mencionados (aunque lleven más tiempo), y es cuando la seguridad y salud laboral está en juego. Debe tenerse claro que el modo de trabajar seguro es el único modo de trabajar, por tanto puede mejorarse y cambiarse el trabajo pero esto no puede suponer mayor riesgo o posibilidad de enfermedad o accidente, sino lo contrario.

Las mejores prácticas y los desperdicios

Eliminar los desperdicios es eliminar aquello que no aporta y sin embargo se hace. 

Estos costes no se ven, están ocultos, porque no conllevan una “factura directa”, pero están y se pagan igualmente, aunque sea de un modo global. Por ejemplo un aparato eléctrico que por estar encendido consume energía (aunque que sea menos que si se estuviera utilizando), está oculto porque en la factura mensual de la luz no aparece el detalle de que aparato a consumido cada uno de los euros que se pagarán.

Hay que añadir a lo dicho, que los desperdicios normalmente son recurrentes, es decir, se dan una y otra vez, en ocasiones todas las veces que se repite un ciclo de producto o un proceso, por lo que hay que tener presente que “poco,  muchas veces, es mucho”, tiempo, energía o lo que sea, así que no es lo mismo hacer las cosas de una manera que de otra, importa hacerlas de la mejor manera para no incurrir en costes innecesarios.

Debe haber un motivo, un porque, por el cual las cosas se hacen de una determinada manera. Si no hay motivo, facilmente no sirven y deben dejar de hacerse pues no aportan valor.

El acostumbramiento

Las personas nos acostumbrados y esto hace que con el tiempo veamos como normal cosas que no lo son, y por lo tanto, dejemos de darle importancia a los costes ocultos porque estamos acostumbrados a ellos, incluso dejemos de verlos, de darnos cuenta de que se producen.

El llevar un tiempo en una organización, o el no estar acostumbrado y entrenado a ver los problemas, desperdicios, ineficiencias, ineficacias, defectos y retrasos, hace que los costes ocultos estén todavía más ocultos.

Tipos de desperdicios

Algunos tipos de desperdicios que pueden ser corregidos (lo cual significa una mejora económica y organizativa) son los siguientes:

• • Esperas ↛(i): Obviamente tener que esperar es un tiempo muerto. Por ejemplo esperar a que otro compañero termine de imprimir o a que quede libre la sala de reuniones... Algunas formas de reducir las esperas es anticipándose (preguntando por teléfono) o coordinándose (sabiendo cuanto va a tardar el compañero para hacer otra cosas mientras tanto). 

  • Repeticiones ↺(ii): Está claro que hacer dos o más veces lo mismo o algo parecido (retrabajos), es una perdida de tiempo. Por ejemplo revisar una documentación dos o más veces porque no se sabe si está completada... Algunas formas de reducir las repeticiones es haciendo las cosas bien a la primera, completamente, y evitando en esa ejecución que puedan producirse fallos. 

  • Tareas acortables ⟶(iii): Hay tareas que se pueden hacer más rápidamente, lo contrario es realizar un trabajo más prolongado o extenso, de lo necesario. Por ejemplo, pedir al cliente que muestre el carnet, verificar foto y copiar el DNI, en vez de limiarse a que dicte el número... Debe escogerse el mejor modo de hacer el trabajo rápidamente. Se evitan teniendo muy claro cual es la finalidad de la tarea, en este caso, no entregar el bulto a un destinatario incorrecto, también se reduce la duración global si se simultanean tareas (cuando convenga), es decir, se comparte una misma tarea para varias subtareas, como por ejemplo, aprovechar un trayecto para entregar a varios clientes. También los automatismos deben permitir más rapidez (código de barras en vez de tecleo). Otro modo, más radical de acortar tareas es dejar de hacerlas porque se ha buscado un modo de reemplazarlas o solventarlas, por ejemplo, tener los bultos pequeños en la cabina de la furgoneta evita tener que abrir y cerrar el furgón para cogerlos. Algunas tareas en realidad no son necesarias y se podrían suprimir.

  • Situaciones evitables ↬(iv): No evitar algo implica tener que hacer otras cosas que llevan mas tiempo. Por ejemplo, pedirle a un cliente todos sus datos básicos evita tener que buscar su ficha para averiguar su teléfono para volver a contactar. Formas de reducir o evitar situaciones es anticipándose con orden y método en el trabajo, prever lo que pueda pasar, hacerlo antes, etc.

Llamamos mejores prácticas precisamente a eso, el mejor modo de hacer las cosas, es decir: lograr la finalidad de la actividad o tarea del mejor modo posible. La mejor práctica suele tener como consecuencia que el trabajo se realiza en menor tiempo, con menos fallos, más calidad o mejor servicio, satisfaciendo más a las necesidades del cliente, entregándole en plazo. Las buenas prácticas no realizan cosas que signifiquen desperdicio de tiempo.

Hay un nivel “micro” en el que el operario, el que realiza la operación o el trabajo, debe analizarse a si mismo, observar como lo realiza y ver cuales formas de hacerlo producen mejores resultados de tiempo y eficacia, de esta manera cada uno puede ir mejorando su trabajo, realizando cada actividad y tarea de la mejor manera(1).

Muy posiblemente esta mejor manera de realizar el trabajo sea trasladable al resto de operarios que realizan la misma o similar tarea, es decir, se puede (y debe) aprender unos de otros, cada uno desarrolla sus trucos, sistemas y métodos, pero normalmente uno no cuenta con los mejores métodos en todas las tareas. Las mejores prácticas son más bien el conjunto de los métodos o prácticas formado por las mejores prácticas de todos y cada uno de los que realizan la tarea en esa actividad o sector.

Las mejores prácticas pueden ir cambiando y mejorándose, pues los clientes, y otras cosas, cambian. Las mejores prácticas de hace 20 años pueden no serlo ahora necesitando ser mejoradas.

Hay que tener en cuenta que algunas buenas prácticas llevan más tiempo, pero al realizarlas, evitan fallos e incidencias. Entonces el resultado global es que se ahorra tiempo, aunque individualmente se dedique un poquito mas. 

Al final, cada operario tiene que acabar teniendo un procedimiento o forma de realizar el trabajo, que cada cierto tiempo revisa, prueba, y cuando funciona el cambio, modifica, pasando ha hacer las cosas de esa nueva manera(1).

_____________________

* Otros artículo relacionado es: Despilfarro y desperdicio vs. Excelencia

(1) Cuando la tarea no está estandarizada: Vid Vocabulario y siglas, para más información consultar sobre el proceso crítico de estandarización.

Explicaciones de los iconos de flecha:

(i) Este icono, dónde la flecha es partida, quiere representar la ruptura en el trabajo que implica una espera. 

(ii) Este icono quiere representar la consecuencia de repetir, que en vez de ir hacia adelante implicar volver ha hacer lo mismo. 

(iii) Este icono quiere significar el alargamiento de la actividad por realizar tareas mas tiempo o más extensas de lo necesario. 

(iv) Este icono, dar un rodeo, significa las vueltas que se dan cuando se realizan cosas evitables 

(v) Este icono quiere significar lo que pasa cuando se hacen las cosas unas veces de una forma y otra de otra, en otro sentido, y es que unas veces se va para un lado y otras para otro, y no siempre para el mismo lado. 

(vi) Este icono quiere representar las complicaciones evitables de un proceso mal diseñado, o los zig-zags que da en su ejecución, también el riesgo para competir parecido al peligro eléctrico.