(I) Una de las dificultades principales de la gestión de proyectos de mejora es que suelen implicar, para los que participan en ellos, una sobre carga (sobreasignación). Es decir, a sus actividades ordinarias de trabajo se añaden las actividades extraordinarias del proyecto. No importa que la empresa sea una verdadera empresa que mejora continuamente. El mero cambio de "foco", sobre que asunto mejorar, exige esfuerzos extra, que repercuten en la carga mencionada. En la gestión del proyecto la asignación de recursos es parcial en la mayoría de los casos (por ejemplo entre un 10 % y un 25 % del tiempo de trabajo ordinario).
(II) Una segunda dificultad, muy sutil y nada desdeñable, es que mejorar exige una cierta creatividad, especialmente en la medida en la que la búsqueda de soluciones requiera un resultado innovador, algo más frecuente de lo que suele considerarse. Esta dificultad estriba en que el "espíritu creativo" se activa ante el 'problema que acucia y se presenta "irresoluble", pero las soluciones creativas requieren una cierta carencia de stress, al menos de ese que genera un bloqueo memorístico e intelectual, un descentramiento de la persona... Una consecuencia con demasiada relación con cargas de trabajo excesivas y presiones por alcanzar un nivel de resultados, en condiciones extraordinarias, inalcanzables.
(IV) La tarea consultiva, de consultor, tan dada al poco ético: facturar y no buscar más, también es dada a planificar excelencias de ejecución en plazos que no son realistas, ¿o acaso algún 'cliente' ha recibido como premisa al planteamiento de resultados y plazos, un estudio de la tolerancia a la sobrecarga del proyecto del equipo disponible de tal manera que el plazo utópico de ejecución sea matizado y alargado por el estatus actual del management, sobrecarga operativa y en definitiva cultura de la organización?.
(VI) Un criterio, básico, relativamente fácil, y casi siempre olvidado, para evaluar y evitar fracasos en un proyecto de cambio es medir las cosas antes de empezar a intervenir. Se trata de cuantificar el asunto, la parte de la empresa, los problemas, o de lo que se trate, antes de hacer nada y sin que se sepa que se está haciendo. Este es un elemento crítico, en una visión test-retest, para poder establecer diferencias, y poner de manifiesto las excelencias de la mejora.
(VII) Parce una perogrullada pero las cosas han mejorado cuando han mejorado, no cuando digo que lo harán, ni cuando he planficado que debían estar hechas. Con el punto anterior esto significa que hasta que mis indicadores de referencia alcancen los niveles de mejora que deseo el proyecto de mejora, en rigor, no puede darse por terminado. Para explicitar esta idea piensese en un proyecto constructivo de un edificio en un plazo de 6 meses. ¿Tenemos el edificio si tras los seis meses solo se ha hecho el movimiento de tierras?. ¡Pues no!. Igualmente la clave para determinar la finalización de un proyecto de mejora es haber mejorado y no el tiempo que haya trascurrido u otras cuestiones. El aspecto de plazo puede hacer referencia al coste, a la calidad de la planificación, a la puesta a diposición del proyecto de los recursos necesarios, etc. pero nunca a logro de la mejora (edificio construido y listo para ser habitado).
(VIII) Finalmente, por ahora, la principal fuente de fracasos en los proyectos de mejora es la falta de liderazgo, entendido no como un carisma estelar, sino como claridad de ideas: de donde partimos y mas o menos a donde vamos, el porque de que esto sea necesario, así como la reciedumbre y valentía para decidir sobre recursos, tenazmente, para mantener el cambio (lugar que no es ni el originen, ni el destino), hasta que se vaya llegando, con sus aciertos y errores, a posiciones deseadas.
(III) Hay que tener presente que eso de 'hacer dos cosas a la vez', especialmente si requieren atención y concentración intelectual, no es tan fácil. Es por ello que atender a las propias tareas, cuando estas exigen este esfuerzo, aunque sea habitual, y al mismo tiempo tener presente y dedicar los esfuerzos de "lo mejor de nosotros mismos" a mejorar, suele ser más fácil de decir que de hacer. Lo cierto es que las personas trabajamos, al menos tácitamente, por prioridades. Así que si el jefe, lider de proyecto, lo que demanda en reuniones y supervisión con su subordinados, son las cuestiones ordinarias, por mucho que la alta dirección venda en los "mass media" que la empresa está en un proceso-proyecto de cambio radical organizativo, la prioridad sostenida y mantenida, es que lo más importante es la actividad ordinaria, y por tanto ahí recaerá el grueso del esfuerzo y tiempo dedicado. Así sucede tantas veces que se llega a las reuniones de mejora sin haber preparado lo necesario, o a la fecha de terminación de una tarea sin haberla comenzado. Dicho de otra manera, los que están en la zona operativa de la empresa, hacen caso omiso de la asignación de mejorar, en primer lugar porque su jefe directo manifiesta con actitudes, decisiones y conductas, que debe procederse así y en segundo lugar porque realmente no hay tiempo para hacerlo.
Este liderazgo necesario se ve imposibilitado sin una buena dosis de autocritica, cuando se está instalado, de una u otra forma, en la autocomplacencia, el cambio no es necesario. Sólo reconociendo las propias debilidades, no solo las propias fortalezas, es posible emprender acciones para transformarlas.Igualmente, cuando hay algo de crítica y caemos en las excusas: las explicaciones que mas o menos lo que tratan es de buscar culpables o de decir que de esa manera era inevitable llegar aquí, frenamos el cambio y tratamos de bloquearlo impidiendo buscar soluciones a lo que no va bien, no importan tanto quien haya sido como que hay que hacer para resolverlo de raíz.